Правила инкассации наличных денег подробно прописаны в главе 9 раздела 3 «Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями)».

Для каждой фирмы ежемесячно оформляются специальные «явочные» карточки (код формы документа по ОКУД – 0402303), кроме того, с учетом количества инкассируемых средств фирма получает от кредитной организации определенное количество сумок с индивидуальными номерами.

Перед выездом инкассаторы получают штамп, ключи и карточки 0402303, доверенности на перевозку и инкассацию наличности, сумки. При передаче сумки с деньгами работником фирмы инкассатору, второй должен предъявить первому соответствующие документы, карточку 0402303 и пустую сумку.

Действия кассового работника

Кассовый работник при передаче сумки с наличными должен предъявить инкассатору накладную 0402300 к сумке, квитанцию 0402300 к сумке и образец пломбы. Он всегда присутствует при проверке инкассатором целости пломбы и сумки, правильности заполнения накладной и квитанции к сумке, соответствия пломбы образцу, затем заполняет карточку 0402303, инкассатор проверяет при нем соответствие сумм и номеров во всех заполненных документах (0402300 и 0402303) и номер принимаемой сумки с наличностью, после чего принимает у инкассатора подписанную и проштампованную квитанцию 0402300 к сумке.

Если при заполнении явочной карточки 0402303 допускается ошибка, она зачеркивается и кассовый работник заверяет своей подписью новую (правильную) запись.

 Если целостность пломбы или сумки нарушена, неверно составлена препроводительная ведомость 0402300 к сумке, инкассатор не вправе произвести прием наличных. В его присутствии устраняются дефекты упаковки и документации, если это не нарушает график работы инкассаторов. В отдельных случаях производится повторный заезд инкассаторов, и это отражается в специальной графе явочной карточки 0402303.

Сумки с наличностью, накладные 0402300 и явочные карточки 0402303 к ним размещаются в инкассаторском автотранспорте на все время маршрута. В конце маршрута сумки с денежными средствами сдаются в кредитную организацию, ВСП. После передачи сумок инкассаторы сдают доверенности на перевозку и инкассацию денег, штамп, ключи и карточки 0402301, а также второй экземпляр журнала 0402301 дежурному инкассатору (руководителю инкассации)

Заполнение препроводительной ведомости, накладной, копии препроводительной ведомости  к сумке с денежной наличностью.

Транспортировка (инкассация) денежных средств, перевозимых в наличной форме, в обязательном порядке оформляется документом – препроводительной ведомостью к сумке инкассатора.

 Ведомость вкладывается вместе с наличными и содержит сведения о сумме передаваемых в финансовое или банковское учреждение средств. В соответствии с кодом классификатора ОКУД, данный документ имеет код 0402300.

Препроводительную ведомость составляют в 3-х экземплярах. Один экземпляр документа должен быть вложен в инкассаторскую сумку, вместе с упакованными денежными средствами. При сдаче перевозимой наличности второй экземпляр ведомости вручается сотруднику банка, отвечающего за кассовые операции. Этот документ должен быть заверен оттиском инкассаторской печати.

Третий экземпляр документа остается у отправителя денежных средств. Во избежание неточностей и в целях экономии времени, препроводительную ведомость заполняется под копировальную бумагу.

Документ не должен содержать никаких исправлений и помарок. В случае ошибки ведомость следует переписать заново. При заполнении бумаг без копирки необходимо быть предельно внимательным, поскольку записи не должны отличаться.