Одной из особенностей бухгалтерского учета кассовых операций является ежемесячная взаимосверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организации.

Инвентаризация (ревизия) наличных денежных средств в кассе производится комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира проводится внезапная ревизия кассы. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.

Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом.

Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. 88 утверждены типовые формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества. Применительно к кассовым операциям следует отнести следующие документы:

  • Приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении инвентаризации Инв.-22;
  • Журнал контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации Инв.-23;
  • Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них Инв.-8;
  • Акт инвентаризации драгоценных, природных алмазов и изделий из них Инв.-9;
  • Акт инвентаризации наличных денежных средств Инв.-15;
  • Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности Инв.-16;
  • Акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризаций ценностей Инв.-24;
  • Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации Инв.-24;
  • Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией Инв.-26.

Приказ по форме ИНВ-22 (по ОКУД 0317018) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии.

Форма акта Инв -15 (по ОКУД 0317013) формируется по результатам инвентаризации кассы организации на предмет соответствия фактического наличия денежных средств, марок, чековых книжек и т.п. с данными бухгалтерского учета. Акт составляется в двух экземплярах (кроме ситуации со сменой материально-ответственных лиц) и подписывается всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей.

Форма инвентаризационной описи Инв-16 (по ОКУД 0317014) формируется по результатам инвентаризации материально-ответственных лиц организации на предмет соответствия фактического наличия, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности данным бухгалтерского учета. Опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах.

Журнал по форме ИНВ-23 применяется для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. В данном журнале регистрируются приказы о проведении инвентаризации, составленные по форме ИНВ-22. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом по форме ИНВ-24 и регистрируются в Журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций по форме ИНВ-25.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

  • излишки денежных средств и документов подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
  • недостачи денежных средств относятся на виновных лиц, если виновные лица не установлены – на финансовые результаты в составе прочих расходов организации.

Результаты инвентаризации денежных средств оформляются актом. На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель принимает решение об их списании. После проведения инвентаризации составляется Акт по форме ИНВ-15, два экземпляра которого подписываются всеми членами комиссии. Результат доводится до руководителя. Один акт передаются в бухгалтерию, а второй передается материально ответственному лица. Если инвентаризация проводится при смене кассира, то Акт составляется в трех экземплярах.

В рамках инвентаризации кассы можно также проверять правильность заполнения первичных документов, отражения их реквизитов в соответствующих журналах. Ведь правильность и хронологическая последовательность заполнения всех необходимых документов – залог сохранности денежных средств.